Política De Tratamiento De Datos
Introducción:
La sociedad GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. identificada con Nit: 9017416171 dando cumplimiento a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto único 1074 de 2015 Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes y complementarias, además de lo consignado en la Constitución Política de Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, por medio de estas políticas implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales almacenados en sus bases de datos.
OBJETO: La presente política tienen por objeto definir los parámetros bajo los cuales se realizará el tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S., así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, las obligaciones GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.
ÁMBITO DE APLICACIÓN: Las presentes políticas se aplican a todas las bases de datos que administra GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. y aquellas que se encuentren en poder de los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Será también aplicable esta política cuando GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. actúe en calidad de encargado.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Sociedad GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. identificada con Nit: 9017416171 y domiciliada en CALLE 45 # 35A – 37 Teléfono: 3168001299, y el correo electrónico grupoempresarialrhd@gmail.com.
GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. CÓDIGO: 055440
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES VERSIÓN: 01 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FECHA: 11-09-2023
DEFINICIONES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS: En el tratamiento de datos personales que realiza GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. Se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema. Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S., o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. CÓDIGO: 055440
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES VERSIÓN: 01 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FECHA: 11-09-2023
CONSULTA DE LA POLÍTICA GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. pone a disposición de los titulares de los datos personales estas políticas cuando quiera que así lo soliciten por medio físico o virtual a través de la página. Al aceptar suministrar y tratar sus datos, los mismos los serán bajo esta política y serán tratados por GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S., las sociedades en las que tenga participación, con las que se fusionen o integre cualquiera sea la forma jurídica y las que se creen como resultado de una escisión. GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados y proveedores; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos, al otorgar su autorización además de las finalidades expresamente indicadas en la correspondiente autorización, el titular autoriza GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización y procesamiento de la información y datos personales suministrada en formularios y la que posteriormente sea solicitada, la cual será utilizada para los siguientes:
El desarrollo de la relación contractual y ejecución del contrato que se llegue celebrar y en general las actividades necesarias para el cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los proveedores. Tratamiento de datos personales sensibles De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Tratamiento de los datos de menores de edad GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del padre o representante legal del menor de edad. Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario. En virtud de lo anterior GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. Sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores. GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:
• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
• Ser informado por GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley, en el tratamiento de datos personales.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El titular de los datos personales.
• Los causahabientes del titular de los datos personales.
• El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.
OBLIGACIONES DE GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Informar deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
• Informar deberá informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate.
• Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• El GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
• Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.
• Conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.
• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. para el tratamiento de datos personales, solicita a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante diferentes medios electrónicos y formatos físicos disponibles en las dependencias de la sociedad y cualquier otro medio idóneo que permita el almacenamiento de esta para los efectos legales.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. Almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita la autorización de sus titulares e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia y de las mencionadas Políticas, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.
PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos para la atención de PQR´S, los cuales sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes, acreditando previamente tal condición.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: Para el ejercicio de sus derechos, el titular, sus causahabientes o sus representantes suministrarán al menos la siguiente información: Una vez recibida por la consulta o reclamos, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DATOS PERSONALES: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico grupoempresarialrhd@gmail.com para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en la CALLE 45 # 35A 37 en la solicitud el titular indicará los datos señalados en el presente apartado.
PROCEDIMIENTO PARA CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES: GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. en cumplimiento de lo preceptuado por el régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en el presente apartado. Si la solicitud resulta incompleta, GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes la fecha de su recepción, para que subsane
Nombre del titular:
Identificación: Procedimiento solicitado: corrección actualización supresión revocatoria Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud: Documentos que corroboren la solicitud (opcional): Datos de contacto: Dirección: Teléfono: Correo electrónico: Firma las fallas. La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento; si no lo hace se entenderá que ha desistido. El término máximo que tiene GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. para atender la solicitud, es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S., conforme el PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el Titular, tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS: Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años. La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que GRUPO EMPRESARIAL RHD S.A.S. ejecute las actividades descritas en la en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política. Cualquier modificación que sea efectuada a esta política será publicada en la misma forma que la política inicial.
